¶ Cash Advance Settlement
Module : Cash Bank
Menu : Cash Bank Out -> Cash Advance Settlement
¶ PENGERTIAN
Cash Advance Settlement atau pertanggung-jawaban uang muka, digunakan untuk mencatat Activity GL pada penggunaan Cash Advance (uang muka) oleh karyawan
¶ DOKUMEN SEBELUMNYA
Cash Advance Settlement dibuat berdasarkan
- Request Cash Advance
Dokumentasi Request Cash Advance createRequestCashAdvance
¶ DOKUMEN LANJUTANNYA
- Follow Up Cash Advance Settlement
¶ CARA MEMBUAT CASH ADVANCE SETTLEMENT
¶ A. Mencari Dokumen dan Activity GL
- Mengisi Filter Pencarian
- Pilih "Organization Unit"
- Pilih "O/S (Request) Cash Advance", yaitu Request Cash Advance yang belum ada Cash Advance Settlement
- Isi "Activity GL"
bisa diisi sebagian atau kosong jika tanpa filter Activity GL
- Tekan tombol "Search" untuk menampilkan Activity GL yang dicari di tabel sebelah kiri
- Beri tanda centang pada Activity GL yang dipilih
- Tekan tombol "Add" untuk memindahkan Activity GL yang dipilih ke tabel sebelah kanan
¶ B. Membuat Dokumen
Pada tabel Activity GL yang dipilih (tabel sebelah kanan) :
- Pilih "OU RC" jika akun memerlukan OU Bagian
- Pilih "Segment" jika akun memerlukan Segment
- Pilih "Currency"
- Isi "Amount"
- Tekan "Remove" untuk menghapus Activity GL pada baris tsb
- Tekan tombol "Clear" untuk menghapus seluruh Activity GL pada tabel tsb
- Tekan tombol "Calculate Totals" untuk menghitung Total Amount
- Tekan "Create Cash Advance Settlement" untuk mulai membuat dokumen
¶ C. Melengkapi Data
¶ C.1. Lampiran
- Tekan tombol "Upload", lalu tekan tombol "Attach" untuk melampirkan file
- Tekan tombol "Remove" pada baris lampiran tertentu jika batal melampirkan file tsb
¶ C.2. Header
Sebelum data disimpan pertama kali
- "Doc No"
- kosongkan untuk dibuatkan nomor otomatis oleh sistem
- tekan "Info Unused AutoNum", untuk memilih nomor yang pernah dibatalkan
- Isi "Doc Date" dengan tanggal dokumen
- Pilih "Partner Bank"
- Isi "Remark"
- Data lainnya diambil dari dokumen acuan, tidak bisa diubah
Setelah dokumen berstatus "Draft"
- Pilih "Partner Bank"
- Isi "Follow Up Due Date" dengan batasan tanggal penyelesaian Cash Advance
- Isi "Remark"
- Data lainnya tidak bisa diubah
¶ C.3. Detail
Sebelum data disimpan pertama kali
- Tabel "Detail Activity GL"
- Tombol "Remove" untuk menghapus Activity GL pada baris tsb
- Isi "Cost Amount" dengan nilai biaya
- Isi "Allocated Amount" dengan nilai yang dialokasikan ke akun / OU RC / Segment tsb
- Isi "Remark"
Setelah dokumen berstatus "Draft"
- Tabel "Detail Activity GL"
- Tekan "Add More Activity GL"
- Pilih "Activity G/L"
- Pilih "OU RC" jika akun memerlukan OU RC
- Pilih "Segment" jika akun memerlukan Segment
- Pilih Currency dan isi "Cost Amount" dengan nilai biaya
- Pilih Currency dan isi "Allocated Amount" dengan nilai yang dialokasikan ke akun / OU RC / Segment tsb
- Isi "Remark"
- "Tekan "Save" untuk menyimpan
- Tekan "Close" jika selesai
- Tombol "Edit" untuk mengubah Activity GL pada baris tsb
- Pilih Currency dan isi "Cost Amount" dengan nilai biaya
- Pilih Currency dan isi "Allocated Amount" dengan nilai yang dialokasikan ke akun / OU RC / Segment tsb
- Isi "Remark"
- "Tekan "Save" untuk menyimpan
- Tekan "Close" jika selesai
- Tombol "Remove" untuk menghapus Activity GL pada baris tsb
- Tekan "Add More Activity GL"
¶ D. Menyimpan Dokumen
- Tekan tombol "Save" pada bagian paling atas atau paling bawah dari halaman "Input Cash Advance Settlement"
- Data yang sudah disimpan akan berstatus "Draft"
- Tombol "Back" untuk kembali
¶ CARA MENGUBAH CASH ADVANCE SETTLEMENT
Data Cash Advance Settlement bisa diubah hanya bila berstatus "Draft"
- Pindah ke halaman "Draft"
- Cari Cash Advance Settlement yang akan diubah
- Pilih "Organization Unit"
- Pilih "Partner"
- Isi "Period Date"
- Isi "Doc No"
boleh diisi sebagian atau kosong jika tanpa filter nomor dokumen - Isi "Remark"
boleh diisi sebagian atau kosong jika tanpa filter keterangan
- Tekan tombol "Search" untuk mencari
- Tekan tombol "View" di baris yang akan diubah
- Sesuaikan data yang perlu diubah seperti pada "CARA MEMBUAT CASH ADVANCE SETTLEMENT" :
- lihat "C. Melengkapi Data di halaman Input Cash Advance Settlement"
- lihat "D. Menyimpan Dokumen"
¶ CARA MENGHAPUS CASH ADVANCE SETTLEMENT
Data Cash Advance Settlement bisa dihapus hanya bila berstatus "Draft"
- Cari Cash Advance Settlement yang akan dihapus
(lihat cara mencari Cash Advance Settlement pada "CARA MENGUBAH CASH ADVANCE SETTLEMENT") - Periksa kembali data yang akan dihapus
- Tekan tombol "Remove" di bagian paling atas, atau paling bawah dari halaman "Input Cash Advance Settlement"
- Isi "Remark"
- Tekan "Ok" untuk menghapus
- Tekan "Cancel" jika batal menghapus
¶ CARA MENYETUJUI CASH ADVANCE SETTLEMENT
- Approval bisa ditetapkan berdasarkan role atau user
Apabila ada lebih dari 1 approver, approver manapun yang meminta revisi, maka permintaan tersebut akan kembali ke approver pertama - Jika Cash Advance Settlement sudah berupa draft
- Cari Cash Advance Settlement yang akan disetujui
(lihat cara mencari Cash Advance Settlement pada "CARA MENGUBAH CASH ADVANCE SETTLEMENT")
- Cari Cash Advance Settlement yang akan disetujui
- Tekan tombol "Submit" di bagian paling atas, atau paling bawah dari halaman "Input Cash Advance Settlement"
- Isi "Remark" dengan keterangan
- Tekan "Ok" untuk menyetujui
- Tekan "Cancel" jika batal menyetujui
¶ CARA MENCETAK / MELIHAT FORM CASH ADVANCE SETTLEMENT
Tidak ada fitur untuk mencetak form dokumen ini
¶ JURNAL OTOMATIS
Jurnal untuk Cash Advance Settlement dibuat otomatis oleh sistem sbb :
- (Debet) Biaya untuk masing-masing Activity G/L senilai "Allocated Amount"
- (Kredit) Kas Bon senilai total yang didebet